PATVIRTINTA
Marijampolės savivaldybės
administracijos direktoriaus
2021 m. liepos 2 d. įsakymu Nr. DV-945
BENDRŲJŲ REIKALŲ SKYRIAUS VYRIAUSIOJO SPECIALISTO PAREIGYBĖS APRAŠYMAS
I SKYRIUS
PAREIGYBĖ
1. Bendrųjų reikalų skyriaus vyriausiojo specialisto pareigybė priskiriama specialistų, kurių pareigybės priskiriamos A arba B lygiui atsižvelgiant į būtiną išsilavinimą toms pareigoms eiti, pareigybių grupei.
2. Pareigybės lygis - A.
II SKYRIUS
SPECIALIEJI REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI
3. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:
3.1. turėti ne žemesnį kaip aukštąjį koleginį išsilavinimą su profesinio bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintu išsilavinimu;
3.2. žinoti Lietuvos Respublikos teisės aktus, reglamentuojančius dokumentų rengimą ir valdymą, gebėti juos taikyti praktiškai;
3.3. mokėti dirbti "Microsoft Office" programiniu paketu, "Internet Explorer", "Microsoft Outlook" programomis;
3.4. mokėti savarankiškai planuoti ir organizuoti savo darbą.
III SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS
4. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
4.1. padeda organizuoti Administracijos direktoriaus ir jo pavaduotojų darbą, nustatyta tvarka gaudamas, perduodamas ir primindamas pavedimus, informaciją;
4.2. nustatyta tvarka registruoja Marijampolės savivaldybės tarybos, mero ir jo pavaduotojų vardu gautus dokumentus, juos nuskaito ir prisega prie dokumento registravimo kortelės;
4.3. peržiūri dokumentus, teikiamus pasirašyti Administracijos direktoriui ar jo pavaduotojams, kad jie būtų nustatyta tvarka įforminti, vizuoti, kitu atveju grąžina juos šių dokumentų rengėjams tai atlikti;
4.4. organizuoja ir techniškai aptarnauja vadovų šaukiamus pasitarimus;
4.5. supažindina Administracijos direktorių ir jo pavaduotojus su jiems skirtais kvietimais dalyvauti posėdžiuose, pasitarimuose, renginiuose ir informuoja kviečiančiąsias institucijas apie jų dalyvavimą;
4.6. surenka Administracijos direktoriui ir jo pavaduotojams (jų pavedimu) reikiamą informaciją iš įvairių fizinių ir juridinių asmenų;
4.7. spausdina vadovų parengtus dokumentus;
4.8. kontroliuoja dokumentų valdymo sistemoje "Kontora" užduočių vykdymą ir apie vėlavimą informuoja vykdytojus bei vadovus;
4.9. teikia siūlymus dėl dokumentacijos plano pakeitimo ar papildymo;
4.10. formuoja savo kompetencijai priskirtais klausimais tvarkomų dokumentų bylas ir nustatyta tvarka teikia duomenis apie praėjusiais metais užbaigtas dokumentų bylas;
4.11. konsultuoja Administracijos direktorių ir jo pavaduotojus dokumentų rengimo, valdymo bei darbo dokumentų valdymo sistemoje "Kontora" klausimais;
4.12. renka, kaupia Administracijos direktoriui ir jo pavaduotojams reikalingą informaciją kompiuterinėje duomenų bazėje;
4.13. priima ir paskirsto telefono skambučius, perduoda faksogramas, vykdo susirašinėjimą elektroniniu paštu;
4.14. laiku ir tinkamai paruošia korespondenciją, siunčiamą paštu;
4.15. reguliuoja Marijampolės savivaldybės administracijos darbuotojų ir kitų lankytojų, norinčių patekti pas Administracijos direktorių ar jo pavaduotojus, srautą;
4.16. rūpinasi, kad Administracijos direktoriui ir jo pavaduotojams netrūktų kanceliarinių priemonių, veiktų organizacinė technika, kad jų darbo vietos būtų tvarkingos;
4.17. priima svečius, interesantus, laikantis tarnybinės etikos reikalavimų;
4.18. pagal savo kompetenciją suteikia informaciją interesantams;
4.19. saugo asmens duomenų paslaptį, jei duomenys neskirti skelbti viešai;
4.20. vykdo kitus nenuolatinio pobūdžio Administracijos direktoriaus, jo pavaduotojų ir Bendrųjų reikalų skyriaus vedėjo pavedimus, nenumatytus šiame pareigybės aprašyme.
IV SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO PAVALDUMAS
5. Vyriausiasis specialistas tiesiogiai pavaldus Bendrųjų reikalų skyriaus vedėjui.