PATVIRTINTA
Marijampolės savivaldybės
administracijos direktoriaus
2025 m. gruodžio 30 d. įsakymu Nr. DV-1119
BENDRŲJŲ REIKALŲ SKYRIAUS VYRIAUSIOJO SPECIALISTO PAREIGYBĖS APRAŠYMAS
I SKYRIUS
PAREIGYBĖ
1. Bendrųjų reikalų skyriaus vyriausiojo specialisto pareigybė priskiriama specialistų, specialistų, kurių pareigybės priskiriamos A (A1 ar A2) arba B lygiui, atsižvelgiant į būtiną išsilavinimą toms pareigoms eiti, pareigybių grupei. Pareigybių grupė – 3.
2. Bendrųjų reikalų skyriaus vyriausiasis specialistas tiesiogiai pavaldus Bendrųjų reikalų skyriaus vedėjui.
3. Pareigybės lygis – A2.
II SKYRIUS
SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI
4. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:
4.1. turėti ne žemesnį kaip aukštąjį koleginį išsilavinimą su profesinio bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintu išsilavinimu;
4.2. žinoti Lietuvos Respublikos teisės aktus, reglamentuojančius dokumentų rengimą ir valdymą, gebėti juos taikyti praktiškai;
4.3. išmanyti dokumentų rengimo taisykles, mokėti valdyti, kaupti, sisteminti, apibendrinti informaciją, rengti išvadas, sklandžiai dėstyti mintis žodžiu ir raštu;
4.4. išmanyti tarnybinės etikos reikalavimus, dalykinio bendravimo taisykles;
4.5. mokėti dirbti „Microsoft Office“ bei internetinėmis maketavimo programomis;
4.6. mokėti savarankiškai planuoti ir organizuoti savo darbą.
III SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS
5. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
5.1. padeda organizuoti Marijampolės savivaldybės administracijos direktoriaus (toliau – Administracijos direktorius) darbą, nustatyta tvarka gaudamas, perduodamas ir primindamas pavedimus, informaciją;
5.2. nustatyta tvarka registruoja gaunamą (raštu, paštu, Savivaldybės elektroniniu paštu, elektroninių paslaugų pristatymo būdu, originalus iš institucijų ir fizinių asmenų ir kt.) korespondenciją, skirtą Marijampolės savivaldybės administracijai (toliau – Administracijai), atlieka pradinį jos tvarkymą ir prisega prie dokumento registravimo kortelės Dokumentų valdymo sistemoje „Kontora“ (toliau - DVS);
5.3. peržiūri dokumentus, teikiamus pasirašyti Administracijos direktoriui, kad jie būtų nustatyta tvarka įforminti, vizuoti, kitu atveju grąžina juos šių dokumentų rengėjams tai atlikti;
5.4. registruoja Administracijos sudaromas ir gaunamas abipusiai pasirašytas sutartis DVS ir perduoda atsakingiems Administracijos padaliniams;
5.5. koordinuoja Administracijos pasitarimų salių užimtumą;
5.6. Atlieka gautų dokumentų įvykdymo kontrolę;
5.7. organizuoja ir techniškai aptarnauja vadovų šaukiamus pasitarimus;
5.8. supažindina Administracijos direktorių su jam skirtais kvietimais dalyvauti posėdžiuose, pasitarimuose, renginiuose ir informuoja kviečiančiąsias institucijas apie jo dalyvavimą;
5.9. surenka Administracijos direktoriui reikiamą informaciją iš įvairių fizinių ir juridinių asmenų;
5.10. esant poreikiui, spausdina vadovų parengtus dokumentus;
5.11. teikia siūlymus dėl dokumentacijos plano pakeitimo ar papildymo;
5.12. formuoja savo kompetencijai priskirtais klausimais tvarkomų dokumentų bylas ir nustatyta tvarka teikia duomenis apie praėjusiais metais užbaigtas dokumentų bylas;
5.13. konsultuoja Administracijos direktorių dokumentų rengimo, valdymo bei darbo dokumentų valdymo sistemoje „Kontora“ klausimais;
5.14. renka, kaupia Administracijos direktoriui reikalingą informaciją kompiuterinėje duomenų bazėje;
5.15. priima ir paskirsto telefono skambučius, perduoda faksogramas, vykdo susirašinėjimą elektroniniu paštu;
5.16. reguliuoja Administracijos darbuotojų ir kitų lankytojų, norinčių patekti pas Administracijos direktorių, srautą;
5.17. rūpinasi, kad Administracijos direktoriui netrūktų kanceliarinių priemonių, veiktų kompiuterinė technika, kad jo darbo vieta būtų tvarkinga;
5.18. priima svečius, interesantus, laikantis tarnybinės etikos reikalavimų;
5.19. pagal savo kompetenciją suteikia informaciją interesantams;
5.20. saugo asmens duomenų paslaptį, jei duomenys neskirti skelbti viešai;
5.21. vykdo kitus nenuolatinio pobūdžio Administracijos direktoriaus ir Bendrųjų reikalų skyriaus vedėjo pavedimus, nenumatytus šiame pareigybės aprašyme.