PATVIRTINTA
Marijampolės savivaldybės
administracijos direktoriaus
2023 m. kovo 23 d. įsakymu Nr. DV-375
BENDRŲJŲ REIKALŲ SKYRIAUS SEKRETORIAUS-REFERENTO PAREIGYBĖS APRAŠYMAS
I SKYRIUS
PAREIGYBĖ
1. Bendrųjų reikalų skyriaus sekretoriaus-referento pareigybė priskiriama specialistų, kurių pareigybės priskiriamos A (A1 ar A2) arba B lygiui, atsižvelgiant į būtiną išsilavinimą toms pareigoms eiti, pareigybių grupei. Pareigybės grupė - 4.
2. Pareigybės lygis - A2.
II SKYRIUS
SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI
3. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:
3.1. turėti ne žemesnį kaip aukštąjį koleginį išsilavinimą su profesinio bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintą išsilavinimą.
3.2. būti susipažinusiam su Lietuvos Respublikos įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, kitais teisės aktais, reglamentuojančiais vietos savivaldą, viešąjį administravimą, dokumentų valdymą ir piliečių aptarnavimą;
3.3. mokėti savarankiškai planuoti ir organizuoti savo veiklą, kaupti, sisteminti, apibendrinti informaciją, daryti išvadas bei priimti sprendimus su darbine veikla susijusiose situacijose;
3.4. mokėti dirbti Microsoft Office, Internet Explorer programiniais paketais;
3.5. gerai išmanyti dokumentų rengimo taisykles ir kalbos kultūrą.
III SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS
4. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
4.1. padeda organizuoti savivaldybės mero ir vicemerų darbą, nustatyta tvarka gaudamas, perduodamas ir primindamas pavedimus, informaciją;
4.2. nustatyta tvarka registruoja Marijampolės savivaldybės tarybos, mero ir vicemerų vardu gautus dokumentus, juos nuskaito ir prisega prie dokumento registravimo kortelės;
4.3. peržiūri dokumentus, teikiamus pasirašyti merui ar vicemerui, kad jie būtų nustatyta tvarka įforminti, vizuoti, kitu atveju grąžina juos šių dokumentų rengėjams tai atlikti;
4.4. organizuoja ir techniškai aptarnauja vadovų šaukiamus pasitarimus;
4.5. supažindina merą ir vicemerus su jiems skirtais kvietimais dalyvauti posėdžiuose, pasitarimuose, renginiuose ir informuoja kviečiančiąsias institucijas apie jų dalyvavimą;
4.6. surenka merui ir vicemerams (jų pavedimu) reikiamą informaciją iš įvairių fizinių ir juridinių asmenų;
4.7. vadovų nurodymu rengia dokumentus;
4.8. kontroliuoja dokumentų valdymo sistemoje "Kontora" užduočių vykdymą ir apie vėlavimą informuoja vykdytojus bei vadovus;
4.9. teikia siūlymus dėl dokumentacijos plano pakeitimo ar papildymo;
4.10. formuoja savo kompetencijai priskirtais klausimais tvarkomų dokumentų bylas ir nustatyta tvarka teikia duomenis apie praėjusiais metais užbaigtas dokumentų bylas;
4.11. konsultuoja merą ir vicemerus dokumentų rengimo, valdymo bei darbo dokumentų valdymo sistemoje "Kontora" klausimais;
4.12. renka, kaupia merui ir vicemerams reikalingą informaciją kompiuterinėje duomenų bazėje;
4.13. priima ir paskirsto telefono skambučius, perduoda faksogramas, vykdo susirašinėjimą elektroniniu paštu;
4.14. laiku ir tinkamai paruošia korespondenciją, siunčiamą paštu,
4.15. reguliuoja Marijampolės savivaldybės administracijos darbuotojų ir kitų lankytojų, norinčių patekti pas merą ar vicemerus, srautą;
4.16. rūpinasi, kad merui ir vicemerams netrūktų kanceliarinių priemonių, veiktų organizacinė technika, kad jų darbo vietos būtų tvarkingos;
4.17. priima svečius, interesantus, laikantis tarnybinės etikos reikalavimų;
4.18. pagal savo kompetenciją suteikia informaciją interesantams;
4.19. pildo mero, vicemerų ir kitų mero politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojų darbo laiko apskaitos žiniaraštį;
4.20. saugo asmens duomenų paslaptį, jei duomenys neskirti skelbti viešai;
4.21. vykdo kitus vienkartinio pobūdžio Bendrųjų reikalų skyriaus vedėjo, mero ir vicemerų pavedimus susijusius su pareigybės funkcijomis, nenumatytomis šiame pareigybės aprašyme, užtikrinant skyriui pavestų uždavinių ir funkcijų vykdymą.
IV SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO PAVALDUMAS
5. Bendrųjų reikalų skyriaus sekretorius-referentas tiesiogiai pavaldus Bendrųjų reikalų skyriaus vedėjui.