Dalykinių elektroninių laiškų rašymo atmintinė

Elektroninius laiškus rašome kasdien, tačiau net ir įprastame dalykiniame susirašinėjime kyla klausimų: kaip tinkamai suformuluoti laiško temą, kada naudoti CC, kaip kreiptis į adresatą, kokį skyrybos ženklą rašyti po kreipinio, kaip užbaigti laišką ir t. t. Ne mažiau svarbus ir elektroninio bendravimo etiketas: laiško apimtis, teksto pateikimas, gavėjų pasirinkimas ar net šauktukų skaičius.

Kad kai kurie iš šių dalykų nėra vien smulkmenos, rodo ir užsienyje atliktos darbuotojų apklausos. 2020 m. „Perkbox Insights“ apie dalykinių elektroninių laiškų įpročius apklausė 1928 žmones, o 2024 m. „Currys“ užsakymu atliktoje apklausoje dalyvavo 1000 Jungtinės Karalystės biuruose, hibridiniu ir nuotoliniu būdu dirbančių žmonių. Apklausos atskleidė, kokie elektroninio susirašinėjimo įpročiai gavėjams kliūva labiausiai.

Tad peržvelkime dalykinį elektroninį laišką nuo temos eilutės iki parašo ir prisiminkime svarbiausias kalbos bei elektroninio bendravimo etiketo taisykles.

Laiško tema

Laiško tema turėtų būti trumpa, konkreti ir iš karto leisti gavėjui suprasti, apie ką rašome. Vietoj abstrakčių temų, pvz.: „Informacija“, „Dokumentai“, „Skubu“ ir kt., geriau rašyti: „Dėl rugsėjo 15 d. posėdžio“, „Kvietimas į darbo grupės susitikimą“, „2026 m. veiklos ataskaita“ ir pan.

Jei atsakome į gautą laišką ir tęsiame tą pačią temą, jos keisti nereikia. Tačiau jei susirašinėjimas pakrypsta visai kitu klausimu, geriau pradėti naują laišką ir nurodyti naują temą. Taip informaciją vėliau bus lengviau rasti tiek jums, tiek gavėjui.

CC (kopija) – ar tikrai visi turi tai perskaityti?

Laukelyje „CC“ nurodomi žmonės, kuriems laiške pateikta informacija yra aktuali, tačiau iš jų nesitikime tiesioginio atsakymo ar veiksmo. Todėl prieš įtraukiant dar vieną gavėją verta savęs paklausti: ar šiam žmogui tikrai reikia gauti šį laišką?

Pasirodo, tai ne tokia menka smulkmena. „Perkbox Insights“ apklausoje nereikalingas žmonių įtraukimas į CC erzino 63 proc. respondentų. „Currys“ paskelbtoje apklausoje šis įprotis taip pat atsidūrė pirmoje vietoje – jį nurodė 44,1 proc. apklaustų Jungtinės Karalystės darbuotojų.

Tas pats principas galioja ir mygtukui „Atsakyti visiems“ – prieš jį spustelint verta pagalvoti, ar mūsų atsakymas iš tiesų aktualus visiems gavėjams.

Kreipinys

Dalykinį laišką pradėkime pasisveikinimu arba kreipiniu. Beje, „Perkbox Insights“ apklausoje net 53 proc. respondentų nurodė, kad laiškas be pasisveikinimo yra vienas prasčiausių būdų pradėti dalykinį laišką.

Laišką galime pradėti pasisveikinimu, pvz.: „Laba diena“, „Labas“, „Sveikas (-a)“. Beje, pasisveikinamasis žodis „Sveiki“ tinkamas tik tuomet, kai kreipiatės į kelis asmenis, pvz.: „Sveiki, kolegos“, bet ne „Sveiki, Martynai“. Po pasisveikinamojo žodžio būtina išskirti kreipinį, pvz.:

„Laba diena, gerb. Kristina,

siunčiu ataskaitą.“

„Labas, Vidai!

Šios dienos darbų planas toks...“

Atkreipkite dėmesį: jei po kreipinio dedate kablelį, laiško tekstas naujoje eilutėje pradedamas mažąja raide, o jei šauktuką – didžiąja.

Elektroninį laišką galima pradėti rašyti ir kreipiniu, pvz.: „Gerb. Lina“, „Gerbiamasis vadove“.

Įsidėmėkite: kai vartojate kreipinį su pažyminiu, pažyminio formą privalote vartoti įvardžiuotinę, pvz.: „Gerbiamieji kolegos“, „Gerbiamasis direktoriau“.

Laiško tekstas – aiškiai ir glaustai

Dalykinio laiško tikslas – perduoti informaciją taip, kad gavėjui nereikėtų jos ieškoti tarp ilgų pastraipų ar spėlioti, ko iš jo tikimasi.

Jei laiške aptariate kelis klausimus, tekstą skaidykite pastraipomis. Ilgesnę informaciją, kai tinka, galima pateikti punktais. Svarbiausia žinutė ar prašomas veiksmas turėtų būti lengvai pastebimas.

Ilgi laiškai gavėjų taip pat nedžiugina. „Currys“ apklausoje pernelyg ilgus laiškus kaip erzinantį įprotį nurodė 42,1 proc. darbuotojų, o „Perkbox Insights“ apklausoje – 29 proc.

PRAŠOME ATSAKYTI KUO GREIČIAU!!!

Perskaičius tokį sakinį turbūt nesunku suprasti, kodėl didžiosiomis raidėmis parašytas tekstas elektroninėje erdvėje dažnai prilyginamas šaukimui. „Perkbox Insights“ apklausoje DIDŽIOSIOMIS RAIDĖMIS parašyti žodžiai ar sakiniai erzino net 67 proc. respondentų. Šauktukų gausa nepatiko 52 proc. apklaustųjų. Todėl didžiąsias raides ir šauktukus vartokime saikingai. Vieno šauktuko paprastai visiškai pakanka.

Dalykiniame laiške taip pat venkime spalvotų, įmantrių, skirtingų dydžių šriftų. „Perkbox Insights“ duomenimis, spalvoti šriftai erzino 21 proc. respondentų. Dalykiniam laiškui rinkitės lengvai skaitomą šriftą ir vienodą jo dydį.

Priedai

Jei su laišku siunčiate dokumentą, nuotrauką ar kitą failą, apie priedą paminėkite ir laiško tekste, pvz.: „Pridedu posėdžio darbotvarkę“, „Pridedame susipažinti skirtą dokumentą“, „Laiško priede siunčiu prašymo formą“ ir t. t. Tai padeda gavėjui suprasti, ką siunčiate ir ko iš jo tikitės.

Atkreipkite dėmesį: prie paštu siunčiamo laiško priedai pridedami, o ne prisegami.

Pagarbiai – be jokių skyrybos ženklų

Dalykinį laišką įprasta užbaigti mandagumo formule: „Pagarbiai“ arba „Su pagarba“. Svarbu prisiminti, kad po šių žodžių nei kablelis, nei šauktukas nededamas, pvz.:

Pagarbiai

Vardas Pavardė

Visai neatsisveikinti taip pat nėra geriausias pasirinkimas. „Perkbox Insights“ apklausoje 44 proc. respondentų nurodė, kad tekstas be atsisveikinimo yra vienas prasčiausių būdų užbaigti dalykinį laišką.

Parašas

Dalykinio elektroninio laiško pabaigoje turėtų būti aišku, kas yra jo siuntėjas. Todėl verta naudoti automatinį parašą, kuriame pateikiami reikalingi kontaktiniai duomenys: vardas, pavardė, pareigos, darbovietė, adresas, telefono numeris ir kt.

„Perkbox Insights“ apklausoje net 23 proc. respondentų nurodė, kad juos erzina, kai gauna nepasirašytus elektroninius laiškus.

Atostogaujate ar nesate darbe? Praneškite apie tai

Jei atostogaujate, esate komandiruotėje ar dėl kitų priežasčių ilgesnį laiką negalėsite atsakyti į laiškus, nustatykite automatinį pranešimą. Jis neturi būti ilgas. Svarbiausia informuoti, kad šiuo metu nesate darbe, kada grįšite ir į ką kreiptis neatidėliotinais klausimais.

Perskaitykite tai, ką parašėte

Prieš išsiųsdami laišką, greitai jį peržvelkite, kad įsitikintumėte, ar laiško tema aiški, ar pasirinkote tinkamus gavėjus, ar neliko kalbos ir rašybos klaidų, ar pridėjote laiške minimus priedus ir t. t.

„Currys“ apklausoje 38,1 proc. respondentų teigė, kad juos erzina rašybos klaidos, išduodančios, jog prieš išsiunčiant laiškas greičiausiai nebuvo dar kartą perskaitytas. Panašius rezultatus parodė ir „Perkbox Insights“ apklausa – net 50 proc. respondentų nurodė, kad juos erzina prieš išsiunčiant nepatikrinti laiškai.

Ar žinote, kaip trumpinti „elektroninį paštą“?

Galite trumpinti taip: el. paštas, el. p., e. paštas arba e. p. Formos su brūkšneliu, pvz., e-paštas, nevartotinos. Nevartotinas ir angliškas e-mail, kai tekstą rašome lietuviškai.

Apie minimus tyrimus

2020 m. „Perkbox Insights“ apklausė 1 928 žmones ir aiškinosi jų požiūrį į dalykinių elektroninių laiškų etiketą: pasisveikinimus, atsisveikinimus ir labiausiai erzinančius elektroninio susirašinėjimo įpročius.

Nuoroda: https://www.perkbox.com/resources/blog/most-annoying-things-in-an-email-ranked

2024 m. rugsėjo 26–28 d. „Currys“ užsakymu per „Pollfish“ apklausta 1 000 Jungtinės Karalystės biuruose, hibridiniu ir nuotoliniu būdu dirbančių žmonių. Apklausos dalyvių, be kita ko, klausta apie labiausiai erzinančius elektroninio susirašinėjimo įpročius.

Nuoroda: https://www.currys.co.uk/techtalk/computing/monitors/workplace-highs-and-woes.html

Kalbos tvarkytoja Aušra Levanienė
Parengta remiantis VLKK Konsultacijų banko informacija ir nurodytais tyrimų duomenimis